[Drand] corona virus recommendations for PhD students/doktorander

[Jan Conrad]

Hej,

  (english below)

I samtal mellan företrädare för doktoranderna och 
studierektor/ämnesansvarig vid fysikum har det framkommit att det finns 
vissa oklarheter och en del oro vad gäller verksamheten under hösten i 
ett läge då vi fortfarande behöver hantera den pågående pandemin. 
Eftersom vi måste planera för en hösttermin där vi har att förhålla oss 
till folkhälsomyndighetens rekommendationer vill jag påminna om följande:

Huvudregeln är att de som kan arbeta hemifrån också gör det. Detta kan 
vara omöjligt av två skäl, antingen för att arbetsuppgifterna inte kan 
utföras på ett tillfredsställande sätt hemifrån, eller för att det inte 
går att arbeta ostört och effektivt i hemmiljön. I dessa fall är det 
möjligt för doktoranderna att arbeta på AlbaNova, om riktlinjerna för 
social distansering kan upprätthållas. Dessa medför att vi måste sprida 
ut personalen på tillgängliga kontorsytor, riktlinjen är att i de större 
rum där det normalt arbetar 4 personer skall maximalt 2 personer vistas 
samtidigt och i de mindre kontoren maximalt en person.
Det är avdelningsansvarigas uppgift att organisera arbetet så att detta 
kan respekteras. Det kan ske t.ex. genom att upprätta ett roterande 
schema för närvaro på AlbaNova, eller genom att doktorander utnyttja 
seniora medarbetares kontor om dessa arbetar hemifrån.

Regeln om social distansering skall upprätthållas också i 
laboratoriemiljön. Ansvariga för respektive laboratorium eller 
experimentuppställning ansvarar för att detta sker.

För de doktorander som deltar i undervisning ansvarar kursansvarige för 
att detta sker i enlighet med gällande regler.

I de fall doktorander arbetar hemifrån skall handledaren se till att 
deras arbetsmiljö är god, framför allt genom att tillåta att doktorander 
lånar hem den utrustning (som t.ex. datorer, externa skärmar mm) som är 
nödvändig, och i de fall det är nödvändigt också kompletterar med ny 
utrustning.

Som tidigare, är ni alltid välkomna att kontakta mig om ni har frågor.

Hälsningar,

Jan


Dear all,


In conversations between representatives of the doctoral students at 
Fysikum and the director of studies/subject responsible, it appears that 
there are some ambiguities and some concerns regarding the activities 
during the autumn in a situation where we still need to deal with the 
ongoing pandemic. Since we have to plan for an autumn term where we have 
to comply with the recommendations of the public health authority, I 
would like to remind you of the following:

The main rule is that those who can work from home also do so. This may 
be impossible for two reasons, either because the tasks cannot be 
performed satisfactorily from home, or because it is not possible to 
work undisturbed and efficiently in the home environment. In these 
cases, it is possible for the doctoral students to work at AlbaNova, if 
the guidelines for social distancing can be maintained. This implies 
that we have to spread the staff on available office space, the 
guideline is that in the larger 4-person rooms there must be at most 2 
persons (at the same time), in the smaller 2-person rooms maximally one 
person.

It is the task of the division heads to organize the work so that this 
can be fulfilled. This can be done e.g. by establishing a rotating 
schedule for attendance at AlbaNova, or by doctoral students using 
senior employees' offices who work from home.

The rule of social distancing must also be maintained in the laboratory 
environment. The  responsible for each laboratory or experimental setup 
is tasked with organizing the work in the appropriate way.

For the doctoral students who participate in teaching, the course 
coordinator is responsible for ensuring that this is done in accordance 
with current rules.

In cases where doctoral students work from home, the supervisor must 
ensure that their work environment is good, above all by allowing 
doctoral students to borrow the equipment (such as computers, external 
monitors, etc.) that is necessary, and in cases where it is necessary 
also complements with new equipment.

As always, you are always welcome to contact me in case of questions.

Jan

-- 
Jan Conrad, Head of Physics Department | Stockholm University |+46855378769/+46721473305|https://www.su.se/profiles/conrad-1.186685